Recientemente se dieron a conocer las novedades acerca de cómo realizar solicitudes de publicación de información en nuestra sede electrónica o página web. Hoy profundizamos sobre la manera correcta de diligenciar el formulario. ¡Te contamos!
El área de Planeación nos contó en días pasados todo lo que tenemos que saber y conocer acerca de la nueva Guía de Lineamientos para la publicación de información en la página web o sede electrónica y las novedades acerca de cómo realizar solicitudes de publicación. Entre esas se destacó el uso del nuevo formulario creado para tal fin.
Teniendo en cuenta que este formulario es una herramienta clave para mejorar la gestión y el control de la sede electrónica, el cual permite la centralización y estandarización de las publicaciones, la realización de trazabilidad y monitoreo, una fácil verificación del cumplimiento y la automatización del proceso, es importante que todos y todas en nuestro Canal sepamos cómo se diligencia.
A continuación, te explicamos la manera correcta de utilizar el formulario y todo lo que debes tener en cuenta:
– Ubica el Formulario para solicitudes de actualización de información en la sección de Transparencia, Servicios a la Ciudadanía y Participación de la sede electrónica de Canal Capital para lo cual debes hacer clic aquí
– Una vez hayas ingresado al formulario, debes tener a mano lo siguiente:
- Definición de la solicitud de publicación que vas a realizar.
- Los documentos que vas a adjuntar al diligenciar el formulario. Ten en cuenta tenerlos listos en el formato y tamaño requeridos. Puedes subir hasta 5 documentos por solicitud y el peso debe ser de máximo 1 GB por archivo.
- Ten clara cuál es la ubicación que tendrá tu documento dentro de la sede electrónica (Menú, submenú, numeral, etc)
– Cuando tengas todo listo, procede al diligenciamiento de las preguntas generales del formulario en orden:
- 1. Nombre y apellidos contacto.
- 2. Cargo o rol de quien solicita.
- 3. Área que solicita el documento.
- 4. Tipo de solicitud.
– Incluye todos los datos acerca del documento o documentos que hacen parte de tu solicitud y especifica los campos relacionados:
- 5. Nombre del documento o cambio.
- 6. Indica si el documento es controlado, es decir si hace parte del Sistema de Gestión y cuenta con un código.
- 7. Si el documento es controlado, debes indicar el código que tiene el documento en la intranet del Canal, por ejemplo EPLE-CR-001.
– Indica con claridad en qué lugar de la sede electrónica debe quedar publicado tu documento. Ten en cuenta que si este debe ser ubicado en la sección de Transparencia, debes indicar el numeral en el cual debe publicarse y describir la ruta para mayor claridad de quien va a realizar la publicación:
- 8. En qué sección o menú de la página web se ubica el documento *
- 9. Si el documento se ubica en el botón de Transparencia, a qué numeral corresponde.
- 10. Señale el numeral que corresponde con la ruta donde debe ubicarse el documento .
– Indica el formato en que debe publicarse el archivo y da a conocer las solicitudes adicionales o recomendaciones que se deban tener en cuenta al momento de realizar su publicación. Si lo deseas, también podrás cargar un link que facilite la ubicación del documento:
- 11. ¿En qué formato debe publicarse el documento?
- 12. ¿Tiene alguna solicitud adicional o recomendación para la publicación en página web?
– Posteriormente en los puntos 13 y 14 carga el archivo o archivos a publicar,y si lo deseas, aunque no es necesario, puedes también cargar una imagen explicativa que brinde mayor claridad sobre la ubicación del documento o su cambio dentro del sitio web.
– Para finalizar, revisa que todo el formulario esté diligenciado y que los datos son correctos, y si es así, da clic en enviar. Cuando envías el documento, llegará a tu correo electrónico registrado una notificación de que tu solicitud fue recibida satisfactoriamente.
Recuerda que a partir de ahora, toda solicitud de publicación de documentos o información en la página web debe realizarse exclusivamente a través de este formulario, no se gestionarán solicitudes por otros medios. Además, es indispensable que todas las áreas adopten su uso para cualquier tipo de solicitud.
Si tienes dudas sobre este tema o sobre la forma de realizar las solicitudes, puedes contactar a Ana María Páez Morales, al correo ana.paez@canalcapital.gov.co, del equipo de Planeación.