Conoce todo lo que tienes que saber acerca de la nueva Guía de Lineamientos para la publicación de información en la página web o sede electrónica y las novedades acerca de cómo realizar solicitudes de publicación. ¡Te contamos!
En el marco de nuestro compromiso con la transparencia, la eficiencia y el acceso a la información, el área de Planeación da a conocer la nueva Guía de Lineamientos para la publicación de información en la sede electrónica de nuestro Canal.
Esta herramienta busca fortalecer la gestión digital de Canal Capital, estandarizando procesos y asegurando que todo lo que se publica esté alineado con los más altos estándares de calidad, claridad y utilidad para la ciudadanía. Con esta guía, seguimos avanzando en la consolidación de una sede electrónica moderna, confiable y verdaderamente útil para nuestros públicos.
1. ¿Cuál es el objetivo de contar con la Guía de Lineamientos para publicación de información en la sede electrónica?
El principal objetivo de esta guía es establecer las reglas y procedimientos para gestionar y publicar información de manera organizada, segura y coherente en la sede electrónica de la entidad. Conforme a los lineamientos de MinTIC, la resolución 1519 DE 2020 y sus correspondientes anexos.
Contar con estos lineamientos es tan crucial como tener normas de comportamiento y servicio en una oficina física. La guía asegura que la sede electrónica no sea solo un portal informativo, sino una herramienta estratégica que amplía la capacidad de la entidad para interactuar con los ciudadanos y las empresas.
En resumen, los objetivos clave de esta guía son:
- Promover la transparencia y el acceso a la información: Permite a los ciudadanos consultar de forma sencilla y confiable Servicios y programación, normatividad, aspectos de la planeación y la gestión, convocatorias, entre otros. Esto fomenta la confianza en la gestión pública.
- Garantizar la seguridad y la fiabilidad: Asegura que la información publicada es oficial y no ha sido alterada, protegiendo tanto a la entidad como a los usuarios.
- Optimizar la eficiencia y la calidad del servicio: Al estandarizar los procesos de publicación, la guía permite que la entidad gestione su información y comunicaciones de manera más rápida y eficiente, lo que se traduce en un mejor servicio para el ciudadano.
- Maximizar el valor para el ciudadano: Ofrece una experiencia de usuario clara y consistente. Esto facilita que los ciudadanos realicen consultas en línea, ahorrando tiempo y dinero al evitar desplazamientos a oficinas físicas.
- Ampliar la oferta de servicios: La sede electrónica permite publicar información detallada sobre la gestión, planeación y servicios de la entidad, generando un valor agregado más allá de lo que se ofrece en el espacio físico.
- La actualización de la información es permanente, oportuna y veraz porque la guía proporciona mecanismos de seguimiento en fechas de actualización
2. A grandes rasgos, ¿cuáles son esos lineamientos que nos explica más detalladamente la Guía?
La guía se centra en establecer estándares y reglas para garantizar que la sede electrónica funcione de manera eficaz, transparente y segura. Los lineamientos explican de forma detallada cómo se debe gestionar la información pública, abordando los siguientes puntos esenciales:
1. Contenido y Calidad de la Información:
- ¿Qué publicar? La guía detalla qué tipos de información deben estar disponibles, como datos de contacto, informes de gestión, planes estratégicos, convocatorias, y normatividad.
- ¿Con qué calidad? Establece criterios para asegurar que la información sea precisa, actualizada, comprensible y completa. Esto garantiza que el ciudadano pueda tomar decisiones informadas.
2. Ubicación y Organización:
- ¿Dónde publicarlo? Define la ubicación específica dentro de la sede electrónica para cada tipo de contenido, asegurando que la información sea fácil de encontrar para el usuario.
- ¿Cómo organizarlo? Establece un esquema con estructuras lógicas de navegación y categorías para evitar la desorganización y la sobrecarga de información.
3. Periodicidad y Actualización:
- ¿Cuándo publicarlo? Fija los plazos para la publicación y actualización de la información (por ejemplo, reportes mensuales, anuales, o actualizaciones en tiempo real). Esto asegura la vigencia y la fiabilidad de los datos.
4. Responsables y Alcance:
- ¿Quién lo hace? Define claramente los roles y responsabilidades de las personas y equipos encargados de publicar y mantener la información. Esto evita confusiones y garantiza la rendición de cuentas.
5. Mecanismos para asegurar criterios de accesibilidad completos y universales
- Requisitos mínimos para asegurar que la información en sede electrónica pueda llegar a diversos grupos que tienen alguna discapacidad visual o auditiva
En esencia, la guía es la hoja de ruta que transforma la sede electrónica en una herramienta de transparencia y servicio de alta calidad, asegurando que la información no solo esté disponible, sino que sea útil y confiable para todos los ciudadanos.
3. ¿En qué consiste el nuevo formulario para hacer la solicitudes de publicación en página web?
El nuevo formulario para solicitudes de publicación en la página web no es solo un simple formato; es una herramienta clave para mejorar la gestión y el control de la sede electrónica.
Su implementación tiene tres objetivos principales:
- Centralización y estandarización: El formulario crea un proceso unificado para todas las solicitudes, asegurando que cada petición de publicación contenga la información necesaria. Esto estandariza el flujo de trabajo y minimiza errores.
- Trazabilidad y monitoreo: Al centralizar las solicitudes en un solo sistema, se puede hacer un seguimiento detallado de cada publicación. Esto permite:
- Monitorear la oportunidad: Asegura que la información se publique en los plazos establecidos.
- Verificar el cumplimiento: Permite auditar si las publicaciones cumplen con los lineamientos de la guía y la normativa legal.
- Crear un historial: Genera un registro de todas las solicitudes, lo que facilita el control y la rendición de cuentas.
- Eficiencia y automatización: A mediano plazo, la información estructurada que se recopila a través del formulario puede servir como una base de datos. Esto permitirá automatizar una parte del proceso de publicación, reduciendo la carga de trabajo manual y mejorando la eficiencia general del equipo.
4. ¿Cuál es el paso a paso que se debe entonces seguir ahora para que las áreas soliciten publicaciones de documentos en la página web?
Para asegurar que todas las solicitudes de publicación se gestionen de manera eficiente y estandarizada, y que nuestra sede electrónica cumpla con los requerimientos de calidad, las áreas y procesos deben seguir estos dos pasos cruciales:
Paso 1: Usar el Formulario de Solicitud
A partir de ahora, toda solicitud de publicación de documentos o información en la página web debe hacerse exclusivamente a través del nuevo formulario.
Este formulario se encuentra disponible en Intranet o en el siguiente link. Es indispensable que todas las áreas adopten su uso para cualquier tipo de solicitud.
Paso 2: Actualizar y Ajustar los Documentos Existentes
Además de solicitar nuevas publicaciones, es vital que las áreas revisen y si es el caso, actualicen los documentos que ya están publicados en la sede electrónica. Tenga en cuenta que el esquema de publicación es una herramienta que permite orientar e informar a las áreas los tiempos, responsables y documentos que deben de ser permanentemente actualizados.
Deben usar el mismo formulario para solicitar los ajustes y la actualización de estos documentos, asegurándose de que cumplan con los lineamientos establecidos en la guía y, en particular, con el esquema de publicación.
5. ¿Con quién podemos resolver dudas?
Si se tienen dudas sobre este tema o sobre la forma de realizar las solicitudes, pueden contactar a Ana María Paez Morales, al correo ana.paez@canalcapital.gov.co, del equipo de Planeación, es quien lidera los temas de Transparencia. Ella está muy atenta a cualquier inquietud sobre el proceso de adopción del formulario y otros aspectos relacionados con la guía.
6. ¿Por qué es importante que todos los que hacemos parte del equipo Capital conozcamos la guía y el formulario?
Más allá de ser una obligación legal, tener una sede electrónica bien organizada y fácil de usar nos beneficia a todos. Es una herramienta estratégica que mejora significativamente nuestra relación con la ciudadanía y nuestros grupos de interés.
Una sede electrónica de alta calidad nos permite:
- Fortalecer la confianza y la transparencia: Al facilitar el acceso a la información sobre nuestra gestión, planes y servicios, construimos una relación de confianza con la ciudadanía.
- Reducir la carga de trabajo: Cuando la información es fácil de encontrar, disminuyen las consultas específicas sobre temas ya publicados. Esto libera tiempo para que nuestros equipos se enfoquen en tareas más complejas.
- Mejorar la percepción de calidad: Una plataforma digital bien estructurada y funcional mejora la imagen de nuestros servicios. Refleja eficiencia, profesionalismo y un compromiso real con el ciudadano.
- Acercarnos a nuestras audiencias: La sede electrónica es un canal de comunicación clave que nos permite estar más cerca de nuestros usuarios y grupos de valor, creando un medio de interacción directo y eficaz.
Invitamos a todas las personas que hacen parte del equipo Capital a familiarizarse con la guía y con el nuevo formulario de solicitud de publicaciones.
Adoptar estos lineamientos no solo es un paso hacia el cumplimiento normativo, sino también una oportunidad para fortalecer nuestra relación con la ciudadanía y mejorar la calidad de nuestros servicios digitales.