Como servidores públicos, nuestra gestión tiene un propósito superior: garantizar un servicio transparente y eficiente para la ciudadanía. Para lograrlo contamos con el Sistema Integrado de Gestión (SIG). ¡Te contamos!
A veces, en la agilidad del día a día, surge la tentación de crear formatos rápidos o adelantar pasos de manera informal. Sin embargo, es vital recordar que un procedimiento solo tiene validez institucional si está respaldado por el SIG.
Trabajar fuera de este sistema no solo genera reprocesos, sino que debilita la seguridad técnica de nuestras actuaciones. Pero ¿qué es el SIG? ¿por qué esto es importante? ¿Qué debemos tener en cuenta para usar correctamente los documentos del SIG?
Conversamos con Laura Montoya y nos explico detalladamente lo que debemos saber sobre este tema:
- ¿Qué es el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y por qué es importante para nuestro trabajo diario?
El SIG es el “ADN operativo” de Canal Capital. Usando una metáfora propia de nuestra industria, si todo el Canal es un gran equipo de producción: el SIG es el guión técnico que asegura que todos sepamos qué hacer, cómo hacerlo y con qué herramientas.
Importa porque nos hace la vida más fácil. En lugar de inventar cómo hacer un proceso cada vez, el SIG nos entrega formatos ya listos y aprobados en el módulo de Documentación de nuestra Intranet. Esto garantiza que nuestro trabajo sea profesional, transparente y que cumpla con los estándares de calidad que la ciudadanía merece.
Este es un punto vital. El Sistema Integrado de Gestión (SIG) no es un archivo estático, sino un reflejo vivo de nuestra operación. Cuando los documentos se dejan “envejecer” o no representan lo que realmente hacemos en el día a día, el riesgo es igual de alto que usar documentos informales.
2. ¿Qué riesgos y consecuencias se presentan al usar formatos informales o dejar obsoletos los procesos en el SIG?
Gestionar basándose en documentos fuera del sistema o mantener procesos desactualizados en la Intranet es como emitir al aire sin libreto o con un guión de hace tres años: el resultado será un error técnico.
Existen dos escenarios de riesgo que debemos evitar:
A. El riesgo de lo “Informal” (Documentos fuera del SIG)
- Invalidez Administrativa: Ante una auditoría o ente de control, cualquier documento que no esté codificado y disponible en el módulo de Documentación “no tiene existencia legal”. Esto puede invalidar trámites críticos como pagos o procesos contractuales.
- Responsabilidad Personal: El SIG es tu “escudo”. Si sigues el proceso oficial, la entidad respalda tu actuación; si usas herramientas informales, asumes la responsabilidad total por cualquier falla técnica o jurídica.
B. El riesgo de lo “Obsoleto” (Documentos que no reflejan la realidad)
- Brecha de Gestión: Si lo que haces en tu puesto de trabajo no coincide con lo que dice el Procedimiento oficial en el SIG, estás generando una “No Conformidad” automática en cualquier auditoría.
- Pérdida de Memoria Institucional: Cuando un proceso no se actualiza, el conocimiento se queda solo en la cabeza de las personas y no en la organización. Si ese colaborador se va, el proceso se pierde.
- Falsa Seguridad: Confiar en una versión antigua de un formato que aparece en las “Últimas Actualizaciones” puede llevarte a omitir nuevos requisitos legales o técnicos indispensables para el 2026.
3. ¿Cuál es el mensaje de la Oficina Asesora de Planeación sobre este tema?
“Nuestro compromiso es con la excelencia y la seguridad de todos”.
En 2025 actualizamos el 80% de la documentación que tenía más de dos años de vigencia, asegurando que nuestros procesos sean modernos y eficientes.
Pero el trabajo no termina ahí. El reto para 2026 es la mejora continúa y la meta es llegar al 100% de formalización. La planeación es un deber constitucional en el sector público y el SIG es la herramienta que materializa ese deber.
Queremos que cada colaborador sienta el orgullo de trabajar en una entidad donde los procesos están blindados y organizados en categorías claras como Estratégicos, Misionales y de Apoyo.
Por ello, queremos invitarlos a retomar y apropiar las directrices de nuestro Manual de Control de Documentos, el cual es de obligatorio cumplimiento y se encuentra siempre a su disposición en nuestra [Intranet / Página Web].
Luego de esta clara explicación, la invitación es a participar activamente en la formulación del Plan de Fortalecimiento Institucional para abordar estas y otras mejoras en nuestro sistema integrado de Gestión y a que, antes de implementar cualquier nuevo formato o paso en un trámite, verifiquemos su validación en el SIG.
Agradecemos la disposición de todo el equipo Capital para que nuestro Canal siga siendo referente de una gestión pública organizada y profesional.