En nuestro Canal seguimos avanzando hacia una gestión más eficiente, articulada y centrada en la mejora continua. ¡Te contamos todo lo relacionado con el nuevo Mapa de Procesos!
El área de Planeación comparte con todo el equipo Capital el nuevo Mapa de Procesos. Este instrumento es clave para fortalecer nuestro trabajo diario y para que cada área y persona del equipo entienda mejor su rol dentro del funcionamiento global de nuestro Canal.
Para conocer a fondo los detalles, cambios y el propósito del nuevo Mapa de Procesos de Canal Capital, conversamos con Laura Montoya, Profesional especializada del área de Planeación, quien nos compartió información sobre esta herramienta fundamental para el funcionamiento de nuestra entidad:
1. ¿Qué es un Mapa de Procesos y por qué es importante para una entidad?
Un Mapa de Procesos es una representación gráfica de todos los procesos clave que se llevan a cabo dentro de una organización, mostrando cómo interactúan y fluyen entre sí. Visualiza la posición de los procesos, las secuencias de actividades, las entradas y salidas de cada proceso y los usuarios (internos o externos).
2. ¿Cuáles son los cambios significativos que contiene este nuevo Mapa de Procesos de Canal Capital?
Lo primero es que pasamos de catorce (14) a diecisiete (17) procesos, al reconocer la diferenciación entre procesos de apoyo que aumentaron de cinco (5) a ocho (8).
Algunos aspectos relacionados con la Representación y Centralidad de los Procesos: La figura presentada refuerza la idea de que somos un engranaje, una industria, una empresa, donde los procesos misionales de la dirección operativa se sitúan en el centro y con mayor representación, dada su esencialidad para la misión institucional. Se destaca también la posición clave y vertical de los procesos estratégicos para el direccionamiento general de la entidad, así como el rol, más compacto pero organizado, de los procesos de apoyo y los procesos de control.
En aspectos de la evolución de Procesos o de la apropiación de la estrategia institucional con cambios significativos como:
- La separación del proceso jurídico del contractual.
- El reconocimiento de dos procesos que antes estaban supeditados a Servicios Administrativos y que ahora se adoptan por separado debido a sus diferencias en procedimientos específicos: Tecnologías de la información y Gestión Documental.
- La denominación de ‘Relacionamiento Ciudadano’ como un proceso más integral, que involucra a diversas áreas misionales y de apoyo y no solo la atención al ciudadano, acogiendo así los lineamientos de la política pública.
- La denominación de Ventas y Mercadeo al proceso que gestiona los clientes y comercializar bienes y servicios de comunicaciones, desde su naturaleza de empresa industrial y comercial del estado. Esto, en concurrencia con el objetivo número 3 del Plan Estratégico 2024 – 2027: Establecer un modelo de negocio innovador en producción in-house, por encargo, coproducción y alianzas estratégicas, aumentando la eficiencia en la gestión para generar rentabilidad.
- El proceso estratégico de comunicaciones que centra su rol en las comunicaciones internas y externas.
3. ¿Cómo un área puede entender su ubicación y responsabilidades dentro del Mapa de Procesos?
Para que un área o servidor comprenda su rol y responsabilidades en el Mapa de Procesos, se deben seguir estos pasos clave:
- Identificar su participación en los procesos, conociendo claramente el nombre del proceso que tiene a cargo y determinando su categoría y posición dentro del mapa: estratégico, misional o de apoyo. El mapa utiliza una convención de colores que facilita la ubicación visual del proceso, incluso reconociendo que algunos procesos estratégicos pueden tener un carácter de apoyo o misional (como Ventas y Mercadeo).
- Consultar y actualizar la documentación de la gestión asociada al proceso, revisar que esté vigente, sea pertinente, o determinar si requiere crear, actualizar o eliminar. En este sentido la documentación debe contemplar todo lo que el área realiza y el alcance de su quehacer. De esto se trata por ejemplo la invitación a superar la obsolescencia. La resolución ordena en su artículo segundo un plazo de seis meses para esta actualización, aunque muchas áreas ya vienen haciéndolo, identificamos que once (11) procesos requieren ajustar su documentación. Estos documentos detallados se encuentran disponibles en el Sistema de Gestión o, comúnmente, en la intranet institucional, y para actualizar los editables se pueden solicitar a Planeación.
- Asegurarse de que los cambios que introduce el mapa de procesos se reflejen en otros instrumentos de planeación y en instrumentos transversales como la matriz de interacción de procesos, para garantizar una visión integral del funcionamiento de la entidad y la materialización de la mejora continua.
- La labor de actualización es una tarea que también implica revisiones de forma (logos, fechas, responsables, además de los nombres).
4. ¿Por qué es importante que todos los que hacemos parte del equipo Capital conozcamos el Mapa y lo entendamos?
Porque es una herramienta fundamental para la gestión eficiente, mejora continua y transparencia porque:
- Ofrece una visión clara del funcionamiento global y las interdependencias.
- Impulsa la mejora identificando ineficiencias y oportunidades de optimización.
- Aclara responsabilidades y mejora la coordinación.
- Soporta la calidad y la estandarización de los sistemas de gestión.
- Facilita la formación e inducción al integrar nuevo personal.
- Mejora la toma de decisiones
- Aumenta la transparencia al mostrar cómo se opera y se genera valor, esencial en el sector público.
- Permite la adaptación y respuesta a cambios
5. ¿Cuál es el camino que este mapa de Procesos le muestra a todo el equipo Capital? ¿A dónde llegaremos con este mapa?
Más que un camino refuerza cual es nuestra misión como empresa que presta el servicio público de televisión en Bogotá, apelando a la dinámica y productividad permanentes, que se centra en satisfacer a sus grupos de valor (ciudadanía, audiencias, clientes, etc.) mediante una coordinación interna eficiente y una visión integral del proceso.
El llamado para todo el equipo Capital es que se teniendo en cuenta que se han plasmado en este Mapa de procesos todos los cambios del primer año del Plan de Desarrollo vigente y la estrategia de nuestro Canal para 2024, queda la oportunidad y responsabilidad en cada equipo y área, según lo estipulado en la Resolución, para actualizar sus respectivas caracterizaciones y procedimientos detallados. Esta acción es fundamental para garantizar la mejora continua y mantener una comprensión clara de nuestro quehacer como servidores públicos.